Ewidencja faktur za świadczenia rzeczowe sfinansowane z ZFŚS

Ze środków ZFŚS został sfinansowany zakup paczek dla dzieci pracowników z okazji Dnia Dziecka oraz zakup kart MultiSport. Czy faktury dokumentujące te zakupy należało w momencie zakupu ująć w księgach rachunkowych na zmniejszenie ZFŚS?

Zasady tworzenia i gospodarowania środkami ZFŚS określa ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2016 r. poz. 800), dalej: ustawa o ZFŚS. Według art. 1 ust. 1 ww. ustawy, Fundusz ten przeznaczony jest m.in. na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z ZFŚS. Przy czym działalność socjalna obejmuje:

• usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego,
   
• udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.

Wynika to z art. 2 pkt 1 ustawy o ZFŚS.

Należy przy tym pamiętać o warunku określonym w art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS, zgodnie z którym przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z ZFŚS uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu.

Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z ZFŚS, z zastosowaniem kryterium socjalnego, o którym mowa w art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS, oraz zasady przeznaczania środków ZFŚS na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie Funduszu (por. art. 8 ust. 2 ustawy o ZFŚS).

Wartość świadczeń przyznanych pracownikom (pieniężnych, jak i rzeczowych), które są sfinansowane ze środków ZFŚS, ujmuje się po stronie Wn konta 85 "Fundusze specjalne" (w analityce: ZFŚS). Zapisów na tym koncie dokonuje się na podstawie dowodów księgowych dokumentujących ich poniesienie.

Paczki z okazji Dnia Dziecka

W pytaniu wskazano, że ze środków ZFŚS został sfinansowany m.in. zakup paczek dla dzieci zatrudnionych pracowników. Tego rodzaju świadczenie rzeczowe wchodzi w zakres działalności socjalnej prowadzonej przez pracodawcę, zatem może ono być sfinansowane ze środków ZFŚS. Podstawą ujęcia w księgach rachunkowych wydatku poniesionego na zakup paczek jest faktura wystawiona przez sprzedawcę. Wartość brutto paczek, określoną w tej fakturze, ujmuje się w księgach rachunkowych zapisem:

Na zmniejszenie środków ZFŚS odnosi się natomiast wartość wydanych paczek z okazji Dnia Dziecka. Przy czym tego zapisu w księgach rachunkowych dokonuje się na podstawie sporządzonej odrębnej imiennej listy, na której pracownicy własnoręcznym podpisem potwierdzili odbiór paczek. Zapis w księgach rachunkowych będzie w tym przypadku wyglądał następująco:

Należy też dodać, że świadczenia rzeczowe, w postaci np. paczek dla dzieci pracowników, stanowią dla tych pracowników przychód ze stosunku pracy, który, co do zasady, podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Wartość otrzymanych świadczeń rzeczowych może jednak korzystać ze zwolnienia od podatku dochodowego, jeżeli zostaną one w całości sfinansowane ze środków ZFŚS lub funduszu związków zawodowych - do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł (por. art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PDOF). Oznacza to, że jeżeli wartość paczek razem z innymi świadczeniami otrzymanymi przez pracownika, sfinansowanymi ze środków ZFŚS lub funduszy związkowych, przekroczy w roku podatkowym 380 zł, to nadwyżka ponad tę kwotę podlegać będzie opodatkowaniu podatkiem dochodowym.

WAŻNE: Administrowanie środkami ZFŚS (np. zakup paczek i ich wydanie pracownikom) jest poza VAT. Zakup paczek nie uprawnia zatem do odliczenia VAT, a ich przekazanie nie zobowiązuje do wykazania VAT należnego.

Powyższe potwierdzają również organy podatkowe, np. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 19 maja 2016 r., nr IPPP1/4512-136/16-2/JL, a także Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 16 marca 2016 r., nr IBPP1/4512-189/16/AW.

Ewidencję operacji dotyczących zakupu i przekazania paczek dla dzieci z okazji Dnia Dziecka przedstawia przykład 1.

Dekretacja:

Księgowania:

Karty MultiSport

Wymieniony w pytaniu drugi rodzaj świadczenia rzeczowego sfinansowanego ze środków ZFŚS, tj. karty MultiSport, może również wchodzić w zakres działalności socjalnej prowadzonej przez pracodawcę. Także i w tym przypadku wartość tego świadczenia powinna być ustalona w oparciu o kryterium socjalne, o którym mowa w art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS. Uzyskany przez pracowników przychód z tego tytułu będzie zwolniony z opodatkowania podatkiem dochodowym na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PDOF, tj. wówczas, gdy wartość karty razem z innymi świadczeniami sfinansowanymi w całości z ZFŚS nie spowoduje w roku podatkowym przekroczenia kwoty 380 zł.

W praktyce często zdarza się, że zakup kart uprawniających do korzystania ze świadczeń sportowo-rekreacyjnych (np. wymienione w pytaniu karty MultiSport) jest finansowany częściowo ze środków ZFŚS, a w pozostałej części obciąża pracowników. W takim przypadku na zmniejszenie ZFŚS odnoszona jest wyłącznie wartość świadczenia sfinansowana ze środków tego Funduszu. Jeżeli zapłatę za zakupione karty MultiSport uregulowano np. z rachunku bankowego ZFŚS, to należy także pamiętać o konieczności dokonania refundacji środków z rachunku bieżącego na rachunek bankowy ZFŚS w części sfinansowanej przez pracownika. W odwrotnej sytuacji, tj. gdy zapłata za karty została uregulowana z rachunku bieżącego jednostki, należy kwotę odniesioną na zmniejszenie ZFŚS przekazać z rachunku bankowego ZFŚS na rachunek bieżący jednostki. Zapewni to zachowanie zgodności środków pieniężnych zgromadzonych na wyodrębnionym rachunku bankowym ZFŚS ze środkami tego funduszu pozostającymi na koncie 85. Ewidencja zakupu kart MultiSport i przekazania ich pracownikom będzie mogła w takim przypadku przebiegać w sposób przedstawiony w przykładzie 2.

Dekretacja:

Księgowania: