Limitowanie wydatków ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych

Czy w danym roku pracodawca może wydatkować z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych więcej niż wynosił ustalony w tym roku odpis na Fundusz?

Tak. Z przepisów ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych nie wynika, aby można było wydawać z rachunku Funduszu tylko tyle środków, ile w danym roku pracodawca przekazał w formie odpisu.

Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu oraz zasady przeznaczania jego środków na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie uzgodnionym z zakładową organizacją związkową (organizacjami związkowymi). Jeżeli organizacje związkowe albo organizacje związkowe reprezentatywne w rozumieniu art. 241^25a K.p. nie przedstawią wspólnie uzgodnionego stanowiska w tej kwestii w terminie 30 dni, wówczas decyzje w tych sprawach podejmuje pracodawca, po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk organizacji związkowych. Tak wynika z art. 8 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2016 r. poz. 800 z późn. zm.), dalej ustawy, oraz z art. 27 ust. 1 i art. 30 ust. 5 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz. U. z 2015 r. poz. 1881). Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.

Regulamin Funduszu powinien zatem określać rodzaje świadczeń i usług finansowanych z Funduszu oraz zasady przeznaczania środków na poszczególne cele, rodzaje i formy działalności socjalnej. Przykładowo może wskazywać, jaka część środków Funduszu powinna być przeznaczona na dany cel albo rodzaj działalności socjalnej, albo określać wartość kwotową poszczególnych świadczeń.

Ważne: Postanowienia regulaminu Funduszu nie mogą pozostawać w sprzeczności z ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych; pracodawca nie może zatem przeznaczyć środków Funduszu na cele nieobjęte definicją działalności socjalnej, nawet jeśli zapisze to w regulaminie.

Ustawa nie wprowadza żadnych innych ograniczeń, w tym limitów ilościowych, związanych z dysponowaniem środkami Funduszu, z tym że muszą być one przeznaczone wyłącznie na działalność socjalną. Działalność taka to w rozumieniu przepisów ustawy usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.

Należy dodać, że przekazywane przez pracodawcę na konto Funduszu odpisy nie są jedynym źródłem zasilania Funduszu. Zgodnie bowiem z art. 7 ustawy, środki Funduszu zwiększa się o:

wpływy z opłat pobieranych od osób i jednostek organizacyjnych - korzystających z działalności socjalnej,
darowizny oraz zapisy osób fizycznych i prawnych,
odsetki od środków Funduszu,
wpływy z oprocentowania pożyczek udzielonych na cele mieszkaniowe,
wierzytelności likwidowanych zakładowych funduszy socjalnego i mieszkaniowego,
przychody z tytułu sprzedaży, dzierżawy i likwidacji środków trwałych służących działalności socjalnej, w części nieprzeznaczonej na utrzymanie lub odtworzenie zakładowych obiektów socjalnych,
przychody z tytułu sprzedaży i likwidacji zakładowych domów i lokali mieszkalnych w części nieprzeznaczonej na utrzymanie pozostałych zakładowych zasobów mieszkaniowych,
inne środki określone w odrębnych przepisach.

Przedsiębiorcy mogą dodatkowo zwiększać środki Funduszu z zysku netto do podziału, a spółdzielnie - z nadwyżki bilansowej. Ponadto środki niewykorzystane w danym roku kalendarzowym przechodzą na rok następny i pracodawca może nimi dysponować na ogólnych zasadach. To dodatkowo potwierdza, że wysokość przekazanych w danym roku kalendarzowym na konto Funduszu odpisów nie stanowi maksimum tego, co pracodawca może przeznaczyć na działalność socjalną w tym roku.