Kiedy świadczenia z ZFŚS trzeba oskładkować?

Na pomoc z ZFŚS w szczególności mogą liczyć osoby znajdujące się w trudnej sytuacji materialno-bytowej. Tworzy się go bowiem w celu wsparcia socjalnego pracowników i innych osób uprawnionych. Przyznane pracownikowi świadczenia, które zostały sfinansowane ze środków ZFŚS, generalnie nie podlegają oskładkowaniu. Jeżeli jednak pracodawca przyzna je bez uwzględniania kryterium socjalnego, wtedy od jego wartości powinien naliczyć obdarowanym osobom składki ZUS.

Pomoc z ZFŚS bez składek ZUS

Do przychodów pracowniczych, od których pracodawca nie nalicza pracownikom składek ubezpieczeniowych (społecznych ani zdrowotnej), zalicza się m.in. świadczenia sfinansowane ze środków ZFŚS. Podstawy wymiaru składek ZUS nie stanowią bowiem świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Takie zwolnienie ze składek ZUS wynika z § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2015 r. poz. 2236 ze zm.). Przepis ten nie określa żadnych obostrzeń co do momentu udzielenia świadczenia ani jego formy. Nie czyni tego również w kwestii jego wysokości.

Wypłaty niezgodne z przepisami

Ze środków Funduszu zasadniczo powinno się finansować wyłącznie wydatki na działalność socjalną zakładu. Polega ona m.in. na udzielaniu pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej (patrz tabela). Jeśli więc pracodawca przyzna pracownikom świadczenie, które nie ma charakteru socjalnego, np. premię z okazji świąt, wówczas powinien ją oskładkować, ponieważ ma ona raczej charakter wynagrodzeniowy, a nie socjalny.

Oprócz tego, aby świadczenia udzielone z ZFŚS mogły korzystać ze zwolnienia ze składek ZUS, powinny posiadać cechy świadczeń socjalnych. Zgodnie bowiem z podstawową zasadą dysponowania środkami ZFŚS (zawartą w art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS - Dz. U. z 2016 r. poz. 800 ze zm.), przyznawanie ulgowych świadczeń i wysokość dopłat z Funduszu powinno być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby korzystającej z tego rodzaju pomocy. Zważywszy zatem na cel, jakiemu służą środki pochodzące z tego źródła, oczywiste jest, że na etapie przyznawania świadczeń oraz ustalania ich wysokości konieczne jest ich zróżnicowanie. Wykorzystując bowiem środki ZFŚS na udostępnianie świadczeń pracownikom w jednakowej wysokości, ich wartość należy oskładkować. Tak też stwierdził Oddział ZUS w Gdańsku w interpretacji indywidualnej z dnia 7 sierpnia 2015 r., znak: DI/100000/43/700/2015. Również Sąd Apelacyjny w Łodzi w wyroku z dnia 7 grudnia 2016 r., sygn. akt III AUa 2208/15, stwierdził, że brak rzeczywistego zróżnicowania wysokości świadczeń udzielonych z ZFŚS potwierdza brak "elementu socjalnego" w realizacji tych świadczeń i uzasadnia ich oskładkowanie.

Przepisy ustawy o ZFŚS nie określają, jaka zależność ma istnieć pomiędzy sytuacją rodzinno-bytową a materialną osoby uprawnionej do świadczeń z ZFŚS. Nie obowiązuje również żadna reguła określająca sposób i zakres gromadzenia danych o sytuacji socjalnej pracownika. Sąd Apelacyjny w Białymstoku w wyroku z dnia 4 kwietnia 2017 r., sygn. akt III AUa 934/16, zwrócił uwagę, że przy ocenie sytuacji materialnej pracownika należy brać pod uwagę nie tylko jego wynagrodzenie u danego pracodawcy, lecz także dochody osiągane poza zakładem pracy oraz dochody członków rodziny, pozostających we wspólnym gospodarstwie z pracownikiem: "(...) Przyjęcie zależności, że im niższe wynagrodzenie, tym wyższe świadczenie z zfśs, bez analizy dochodu na członka rodziny, oznacza brak spełnienia kryterium socjalnego. Oczywiste jest przecież, że sytuacja finansowa bezdzietnej osoby mającej niskie wynagrodzenie, lecz posiadającej małżonka otrzymującego wysokie dochody, okaże się korzystniejsza, aniżeli przykładowo sytuacja osoby, której małżonek otrzymuje podobnie niskie wynagrodzenia i do tego posiadającej na swym utrzymaniu małoletnie dzieci". Sąd zaznaczył też, że realizacji kryterium socjalnego nie da się wykazać za pomocą zeznań świadków bez odpowiednich dowodów z dokumentów (np. oświadczenia pracowników o liczbie osób na utrzymaniu i dochodzie na członka rodziny).

Kontrola ZUS

Zdarzają się przypadki, kiedy pracodawca przyznaje z ZFŚS świadczenie (np. dofinansowanie do wycieczki, paczki świąteczne) w tej samej wysokości dla wszystkich pracowników, nie uwzględniając przy tym ich sytuacji życiowej, rodzinnej oraz materialnej, będąc przekonanym, że ZUS nie ma uprawnień do ingerencji w zasady podziału należności wypłacanych przez ZFŚS. Warto jednak pamiętać, że przepis § 2 pkt 19 rozporządzenia składkowego zwalnia z obowiązku naliczenia składek ZUS od wszystkich świadczeń przeznaczonych na jedną z form działalności socjalnej, pod warunkiem wydatkowania ich zgodnie z ustawą o ZFŚS.

Co można sfinansować ze środków ZFŚS?
różne formy wypoczynku	wczasy, kolonie, obozy, zimowiska, wycieczki, spływy kajakowe, wczasy agroturystyczne itp.
działalność kulturalno-oświatową	zakup biletów wstępu na koncerty, do kina, teatru, opery itp.
działalność sportowo-rekreacyjną	organizowanie zawodów sportowych i gier, w których biorą udział pracownicy (i inne osoby uprawnione) oraz ich rodziny
opiekę nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego lub sprawowaną przez dziennego opiekuna lub nianię	tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych i przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego, dofinansowanie opłat związanych z wymienioną formą opieki nad dziećmi
udzielanie pomocy materialnej rzeczowej lub finansowej	w przypadku zdarzeń losowych, a także zapomóg pracownikom znajdującym się w trudnej sytuacji materialno-bytowej
zwrotną lub bezzwrotną pomoc na cele mieszkaniowe	np. pożyczka mieszkaniowa