Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 33 (968) z dnia 20.11.2017

Pomoc z ZFŚS z uwzględnieniem kryterium socjalnego

Przy wypłacaniu w firmie świadczeń z ZFŚS brana jest pod uwagę sytuacja życiowa, rodzinna i materialna osoby uprawnionej. Czy można, na zasadzie wyjątku, ze względu na niewielką kwotę (20-40 zł), zakupić wszystkim pracownikom bilety do kina lub teatru bez stosowania kryterium socjalnego? Czy zapis w regulaminie, że pomoc do kwoty 50 zł rocznie będzie udzielana jednakowo wszystkim pracownikom, ma w tym przypadku znaczenie?

Regulacje ustawy o ZFŚS

Pomoc udzielana osobom uprawnionym z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (Funduszu) musi się opierać na zasadach określonych w ustawie z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2016 r. poz. 800 ze zm.). Główną zasadą, którą pracodawca powinien kierować się przy przyznawaniu ulgowych usług i świadczeń oraz ustalaniu wysokości dopłat z Funduszu, jest zasada tzw. kryterium socjalnego. Należy przez to rozumieć sytuację życiową, rodzinną i materialną osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Tak wynika z art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS. Zasadę tę należy stosować bez względu na rodzaj i formę ulgowego świadczenia lub usługi.

Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu oraz zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie ustalanym ze związkami zawodowymi. Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów. Przy czym swoboda pracodawcy w zakresie ustalania zapisów regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych jest ograniczona poprzez wymóg odniesienia się do kryterium socjalnego. 

Jak stwierdził Sąd Apelacyjny w Białymstoku w wyroku z dnia 4 kwietnia 2017 r., sygn. akt III AUa 934/16:

"Swoboda regulacji w regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych zasad przyznawania indywidualnych świadczeń jest ograniczona ustanowioną przez ustawodawcę w art. 8 ust. 1 u.z.f.ś.s. ogólną zasadą, że przyznawanie tych świadczeń ma być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. Tym samym regulamin powinien respektować i doprecyzować (...) zawartą w art. 8 ust. 1 ww. ustawy zasadę podziału świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych na rzecz pracowników, w oparciu o analizę ich sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej.

(...) O spełnieniu kryterium socjalnego nie może być mowy bez indywidualnej analizy sytuacji każdej uprawnionej do skorzystania z funduszu osoby."

W świetle ustawy o ZFŚS oraz ww. wyroku Sądu Apelacyjnego, niedopuszczalna jest, nawet przy niewielkich kwotach, wypłata wszystkim uprawnionym ulgowych świadczeń z ZFŚS w jednakowej wysokości, bez stosowania kryterium socjalnego. Pomoc z Funduszu powinna mieć charakter zindywidualizowany, co zakłada ocenę sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. Zapisy regulaminu ZFŚS dotyczące ulgowych świadczeń, nieodnoszące się do zasady kryterium socjalnego, są niezgodne z przepisami ustawy o ZFŚS.

W kontekście omawianej sprawy może się pojawić pytanie o możliwość wprowadzenia do regulaminu ZFŚS zapisu o tym, że świadczenia socjalne o niewielkiej wartości (np. tak jak wskazano w pytaniu, do kwoty 50 zł rocznie) nie będą zaliczane do ulgowych świadczeń socjalnych, do których, zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS, konieczne jest stosowanie kryterium socjalnego.

Dopuszczalność określenia w regulaminie Funduszu takich nieulgowych świadczeń wynika z wyroku Sądu Najwyższego z 23 października 2008 r. (sygn. akt II PK 74/08). W wyroku tym SN uznał, że obowiązek stosowania tzw. kryterium socjalnego nie odnosi się do całości działalności socjalnej zakładu pracy, a jedynie do przyznawania ulgowych usług i świadczeń. Sąd dopuścił możliwość wprowadzenia do regulaminu ZFŚS zapisu przewidującego wydatkowanie środków Funduszu na jeszcze inną niż ulgowa działalność socjalną (mieszczącą się w zakresie definicji działalności socjalnej określonej w art. 2 pkt 1 ustawy o ZFŚS), do której nie trzeba stosować kryterium socjalnego. Trzeba jednak zauważyć, że wyrok ten dotyczył finansowania ze środków Funduszu imprez integracyjnych, co do których trudno przyjąć, iż "wartość" uczestnictwa w nich może być oceniona pod kątem kryterium socjalnego.

W przypadku opisanym w pytaniu kwestia wątpliwa dotyczy obowiązku stosowania kryterium socjalnego przy finansowaniu ze środków ZFŚS biletów do kina czy innych świadczeń socjalnych o niewielkiej wartości. Ustawa o ZFŚS nie wyłącza jednak wymogu stosowania tego kryterium - które w omawianej sprawie jest możliwe do zastosowania - w stosunku do ulgowych świadczeń o niewielkiej wartości. Naszym zdaniem, wątpliwe jest także zaliczenie takich świadczeń do nieulgowych na mocy regulaminu ZFŚS, w kontekście stosowania zwolnienia składkowego czy ustalenia przez uprawnione organizacje (np. przez zakładową organizację związkową), czy środki Funduszu wydatkowane są zgodnie z ustawą o ZFŚS. Zalecamy zatem ostrożność. Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest nieprzyznawanie z ZFŚS świadczeń o równej wartości (bez stosowania kryterium socjalnego).

Składki ZUS

Jeżeli pracownicy otrzymywać będą świadczenia ze środków ZFŚS w oparciu o inne kryteria aniżeli socjalne bądź będzie to następować bez zastosowania tych kryteriów, tj. z naruszeniem przepisów ustawy o ZFŚS, to ich wartość nie będzie podlegała wyłączeniu z podstawy wymiaru składek (społecznych i zdrowotnej) ZUS na podstawie § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2017 r. poz. 1949). Takie też stanowisko zaprezentował ZUS w wydanych przez siebie interpretacjach oraz sądy - w orzeczeniach (patrz: ramka).