Warunki zwrotu dofinansowania do wypoczynku ze środków ZFŚS

Według regulaminu ZFŚS pracownik ma prawo do dofinansowania do wypoczynku (tzw. wczasy pod gruszą), jeśli korzysta z urlopu wypoczynkowego minimum 14 dni kalendarzowych oraz złoży wnioski o jego wypłatę i o udzielenie urlopu. Pracodawca wypłacił przyznaną kwotę przed rozpoczęciem urlopu. Pracownik po 3 dniach przebywania na urlopie zachorował i będzie na nieprzerwanym zwolnieniu lekarskim do końca stycznia 2025 r. Czy pracodawca może żądać zwrotu tego świadczenia?

Pracodawca jest uprawniony do wystąpienia o zwrot dofinansowania do wypoczynku ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej Funduszu). Musi się jednak liczyć z możliwością jego nieodzyskania.

Podstawową przesłanką przyznania dofinansowania do wypoczynku (tu wczasów pod gruszą) jest tzw. kryterium socjalne, tj. sytuacja życiowa, rodzinna i materialna osoby uprawnionej. Należy ono bowiem do ulgowych usług i świadczeń z Funduszu, o jakich mowa w art. 8 ust. 1 ustawy o Funduszu. Strony (pracodawca i strona związkowa/pracownicza) regulaminu Funduszu mogą wprowadzić również tzw. kryteria pozasocjalne w trybie art. 8 ust. 2 ustawy o Funduszu, byleby mieściły się one w ramach prawnych obowiązujących każde źródło prawa pracy, w tym regulamin Funduszu (art. 9 § 1 K.p. i m.in. postanowienie SN z 2 października 2019 r., sygn. akt II UK 92/18, OSNP 2020/9/97).

GIP W stanowisku z 11 kwietnia 2011 r. w sprawie dofinansowania do wypoczynku z Funduszu (znak GPP-517-4560-23-1/11/PE/RP) Departament Prawny GIP uznał, że: "(...) regulamin może określać, jakie rodzaje (np. wypoczynek weekendowy, urlopowy, itp.) oraz formy (zorganizowane, niezorganizowane) wypoczynku będą dofinansowane. Może to nastąpić także poprzez określenie minimalnego okresu wypoczynku, jaki będzie podlegać dofinansowaniu, w szczególności poprzez powiązanie z regulacją art. 162 Kodeksu pracy (...)". Zgodnie z tym przepisem, przy podziale - na wniosek pracownika - urlopu wypoczynkowego na części w danym roku kalendarzowym, jedna z nich powinna trwać co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Niedotrzymanie tego warunku nie stanowi jednak wykroczenia przeciwko prawom pracownika (por. stanowisko GIP w sprawie braku sankcji za niewykorzystanie przez pracownika urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych, udostępnione naszemu Wydawnictwu 2 sierpnia 2021 r.). Czytelnik postąpił zatem prawidłowo, wprowadzając wymóg minimalnego okresu trwania urlopu wypoczynkowego przy przyznawaniu "wczasów pod gruszą".

Zwracamy uwagę! Jedynie świadczenie urlopowe (nie są nim wczasy pod gruszą), które pracodawca (zatrudniający mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty) zdecyduje się wprowadzić zamiast Funduszu, musi być wypłacane nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego (art. 3 ust. 5a ustawy o Funduszu).

Na podstawie informacji z pytania przyjmujemy założenie, że regulamin Funduszu przewiduje podobne rozwiązanie. Wypłata dofinansowania do wypoczynku przed rozpoczęciem urlopu jest w pełni dopuszczalna, ale rodzi problemy, jak w sytuacji przedstawionej przez Czytelnika. Niezdolność do pracy z powodu choroby pracownika przerywa bowiem urlop i zobowiązuje pracodawcę do udzielenia go w późniejszym terminie (art. 166 pkt 1 K.p.). Zatem pracownik przestaje spełniać regulaminowe kryterium minimalnego okresu urlopowego charakteryzującego się ciągłością (brakiem przerw).

W powyższej sytuacji otrzymane przez pracownika dofinansowanie do wypoczynku staje się nienależne. Zgodnie bowiem z art. 410 § 2 K.c. w zw. z art. 300 K.p., świadczenie jest nienależne, jeżeli:

ten, kto je spełnił, nie był w ogóle zobowiązany lub nie był zobowiązany względem osoby, której świadczył, albo
jeżeli podstawa świadczenia odpadła lub zamierzony cel świadczenia nie został osiągnięty, albo
jeżeli czynność prawna zobowiązująca do świadczenia była nieważna i nie stała się ważna po spełnieniu świadczenia.

Okoliczność wskazana w myślniku drugim dotyczy przypadku z pytania. Oznacza to, że Czytelnik może wystąpić do pracownika o zwrot dofinansowania do wypoczynku na podstawie art. 405 K.c. (bezpodstawne wzbogacenie), zakładając, że nie występuje żadna z okoliczności wymienionych w art. 411 K.c., które wyłączają możliwość żądania zwrotu. Musi wziąć jednak pod uwagę wygaśnięcie obowiązku zwrotu. Według art. 409 K.c. ma to miejsce, gdy pracownik:

wydał dofinansowanie do wypoczynku albo utracił je w sposób, który pozbawia go statusu wzbogaconego,
nie musiał się liczyć z obowiązkiem zwrotu ze względu na brak odpowiednich postanowień regulaminowych w tym zakresie oraz posługiwanie się przez pracodawcę wyspecjalizowanymi służbami płacowymi (por. wyrok SN z 7 sierpnia 2001 r., sygn. akt I PKN 408/00, OSNP 2003/13/305).

Roszczenie o zwrot dofinansowania do wypoczynku w trybie bezpodstawnego wzbogacenia wymaga wystąpienia do sądu.

Rekomendujemy Czytelnikowi zmianę zapisów regulaminowych dotyczących terminów przyznania i wypłaty dofinansowania do wypoczynku. Powinny one przypadać po wykorzystaniu przez pracowników minimalnego okresu wypoczynku, żeby uniknąć powstawania sytuacji, jak w pytaniu. Innym rozwiązaniem, pozwalającym na zachowanie dotychczasowych terminów, jest wprowadzenie postanowień o zwrocie dofinansowania w razie niewykorzystania urlopu w wymiarze minimum 14 dni kalendarzowych.