Działalność socjalna w firmie - Dodatek nr 6 do Ubezpieczeń i Prawa Pracy nr 6 (264) z dnia 10.03.2010

Pytania Czytelników

1) Zatrudniamy kilku emerytów jako dozorców. W jakiej wysokości powinniśmy dokonać na nich odpisu na Fundusz?

Na zatrudnionego emeryta dokonuje się odpisu tak jak na każdego innego pracownika - przy podstawowych warunkach pracy w wysokości 37,5% podstawy.

2) Rozwiązaliśmy z pracownikiem umowę o pracę bez wypowiedzenia z jego winy. Wskutek odwołania się pracownika do sądu pracy zostało mu zasądzone odszkodowanie. Pracownik kwestionuje zasadność terminu zwrotu pożyczki udzielonej mu z Funduszu na cele mieszkaniowe. Czy powinien ją natychmiast zwrócić?

Nie. W wyroku z dnia 18 kwietnia 2001 r. (sygn. akt I PKN 359/00, OSNP 2003/3/60) Sąd Najwyższy stwierdził, że: „Sprzeczne z prawem rozwiązanie umowy o pracę nie uzasadnia natychmiastowej wymagalności pożyczki udzielonej z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, chociażby regulamin zakładowy określał taką wymagalność na skutek wypowiedzenia umowy przez pracodawcę.”

3) Emeryt, który był zatrudniony przed przejściem na emeryturę u pracodawcy, u którego funkcjonuje Fundusz, wystąpił z wnioskiem o pomoc na dofinansowanie wczasów zdrowotnych. Pracodawca odmówił mu tego dofinansowania powołując się na treść regulaminu, z którego wynika, że ze środków Funduszu mogą korzystać tylko pracownicy. Czy emeryt może dochodzić świadczenia przed sądem?

Każdy emeryt - były pracownik może ubiegać się o pomoc socjalną. Uprawnienie do korzystania z tej pomocy wynika z ustawy i nie można go ograniczyć postanowieniem regulaminu. Takie postanowienie zawężające krąg uprawnionych do osób aktualnie zatrudnionych jest nieważne. Jednak przepisy prawa nie gwarantują uprawnionemu korzystania z Funduszu na każdy zgłoszony wniosek. O przyznaniu świadczenia decydują kryteria socjalne, a pomoc ma charakter uznaniowy. Oznacza to niemożność dochodzenia przyznania świadczenia przed sądem.

4) Czy pracownik zatrudniony w ramach umowy o pracę na zastępstwo może korzystać ze świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych?

Tak. Każda osoba posiadająca status pracownika ma prawo do korzystania ze środków Funduszu. Ograniczenia w dostępie do tych świadczeń mogą wynikać jedynie z sytuacji socjalno-bytowej pracownika.

Pracownikiem w rozumieniu Kodeksu pracy jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Z kolei umowę o pracę zawiera się na czas nieokreślony, na czas określony lub na czas wykonania określonej pracy. Jeżeli zachodzi konieczność zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy, pracodawca może w tym celu zatrudnić innego pracownika na podstawie umowy o pracę na czas określony, obejmujący czas tej nieobecności. Jest to tzw. umowa na zastępstwo. Jej zawarcie nadaje osobie zatrudnionej status pracownika i wszelkie uprawnienia z tym związane.

5) Czy pracownik, który jest zatrudniony u dwóch różnych pracodawców, może korzystać u każdego z nich ze świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych? Czy każdy z pracodawców może żądać oświadczenia w tej sprawie?

Odpowiedź na obydwa pytania jest twierdząca. Ustawodawca nie przewidział przesłanek negatywnych, jeśli chodzi o krąg osób uprawnionych do korzystania z Funduszu. Każda osoba wymieniona w art. 2 pkt 5 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych posiada prawo do ubiegania się o świadczenia przewidziane w regulaminie Funduszu. Należy jednakże zaznaczyć, iż zgodnie z ustawą, przyznawanie ulgowych usług i świadczeń uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. Realizacja tej zasady - w ramach postanowień regulaminowych, które powinny określać sposoby badania socjalno-bytowej sytuacji pracownika - może następować m.in. poprzez żądanie informacji na temat ewentualnego korzystania z Funduszu w innym miejscu pracy. Uzyskane dane nie mogą jednak posłużyć do wyłączenia pracownika z kręgu uprawnionych, a jedynie do określenia czy spełnia wymagania socjalno-bytowe dla celów wnioskowanego świadczenia w danym zakładzie pracy.

6) Czy można do regulaminu Funduszu wprowadzić postanowienie, zgodnie z którym pomoc z jego środków byłaby udzielana pracownikom po przepracowaniu co najmniej 6 miesięcy?

Z art. 8 ust. 1 ustawy wynika, że podstawowym kryterium przyznawania pomocy z Funduszu musi być kryterium socjalne, czyli sytuacja życiowa, rodzinna i materialna osoby uprawnionej do korzystania z jego środków. Z drugiej strony ust. 2 tego przepisu określa, że zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu (uwzględniające kryterium socjalne) oraz zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej, określa pracodawca w regulaminie ustalanym ze związkami zawodowymi lub przedstawicielem pracowników wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów. Treść ta wskazuje, iż możliwe jest wprowadzenie innych warunków (poza socjalnym), których spełnienie uprawniałoby do pomocy z Funduszu. W kwestii uzależnienia uprawnień do korzystania z Funduszu od stażu zakładowego przeważają jednak opinie, że jest sprzeczne z przepisami ustawy. Status pracownika nabywa się bowiem już w pierwszym dniu zatrudnienia.

7) Czy osoby zatrudnione w ramach umowy na okres próbny należy wliczać do stanu zatrudnienia przy obliczaniu średniego zatrudnienia w danym roku?

Tak. Umowa na okres próbny jest jednym z rodzajów umowy o pracę o charakterze terminowym.

Podstawę naliczania odpisu na Fundusz stanowi przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym, a następnie skorygowana w końcu roku liczba osób zatrudnionych w zakładzie pracy, obejmująca m.in. pracowników zatrudnionych na czas nieokreślony i określony na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na pełny wymiar).

Osoby, o których mowa w pytaniu, są zatrudnione:

• na czas określony (chodzi tu o rodzaj stosunku pracy, a nie rodzaj umowy),

• na podstawie umowy o pracę,

spełniają zatem warunki dla zaliczenia do stanu zatrudnienia dla celów odpisu na Fundusz.

8) Jakie świadczenia z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych przysługują byłemu pracownikowi będącemu emerytem lub rencistą zakładu pracy?

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych jest funduszem spożycia zbiorowego. Osobami uprawnionymi do korzystania z jego zasobów są nie tylko pracownicy i ich rodziny. Mogą z niego korzystać także emeryci i renciści - byli pracownicy zakładu pracy i ich rodziny oraz inne osoby, którym pracodawca przyznał w regulaminie prawo do korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z Funduszu. Ustawodawca nie przewidział żadnych ograniczeń w korzystaniu ze środków Funduszu przez emerytów lub rencistów „zakładowych”, jednak mogą oni korzystać ze świadczeń stosownie do sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej, według kryteriów określonych w regulaminie.

9) Pracownik, którego wynagrodzenie zostało zajęte przez komornika, otrzymał zapomogę oraz dofinansowanie do wypoczynku z Funduszu. Czy zapomoga oraz dofinansowanie podlegają zajęciu komorniczemu, a jeżeli tak, to w jakiej wysokości?

Zapomoga i dofinansowanie do wypoczynku urlopowego z Funduszu podlegają zajęciu komorniczemu w całości.

Świadczenia wypłacane z Funduszu nie mieszczą się w pojęciu wynagrodzenia za pracę, ani w jego ścisłym, ani w szerokim ujęciu (por. uzasadnienie wyroku Sądu Najwyższego z dnia 12 maja 2005 r., sygn. akt I PK 248/04, OSNP 2006/1-2/12). W związku z tym nie stosuje się do nich ograniczeń i limitów potrąceń z wynagrodzenia za pracę, określonych w art. 87 i 87¹ K.p.

Świadczenia z Funduszu nie są wprawdzie składnikami wynagrodzenia za pracę, ale należy je traktować jako świadczenia związane ze stosunkiem pracy. Są bowiem przyznawane i wypłacane, gdy pracownik jest związany z pracodawcą stosunkiem pracy oraz spełnia warunki określone regulaminem Funduszu. W konsekwencji są należnościami podlegającymi egzekucji do pełnej wysokości (art. 881 § 2 K.p.c. w zw. z art. 90 K.p.).

10) Czy przedsiębiorca zatrudniający kilkadziesiąt osób w przeliczeniu na pełne etaty może zrezygnować z tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w dowolnym momencie roku kalendarzowego?

Ustawodawca dopuszczając rezygnację z tworzenia Funduszu przez „dużego” przedsiębiorcę, nie wskazał terminu granicznego dla tej czynności. Stąd przyjmuje się, że - przy zachowaniu obowiązków proceduralnych - jest on dowolny.

Fundusz obligatoryjnie tworzą pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Natomiast bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników obowiązek tworzenia Funduszu w każdym roku kalendarzowym mają pracodawcy prowadzący działalność w formach organizacyjno-prawnych jednostek sektora finansów publicznych wskazanych w art. 20, 21 i 24-27 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. nr 249, poz. 2104 z późn. zm.). Tak stanowi art. 3 ust. 1 i 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

Pracodawcy spoza sektora finansów publicznych, o których mowa na wstępie, po spełnieniu określonych ustawą warunków mogą zrezygnować z tworzenia Funduszu albo mogą obniżyć odpis podstawowy (art. 4 ustawy). O powyższym powinien stanowić układ zbiorowy pracy. U pracodawców nieobjętych układem zbiorowym pracy, postanowienia w wymienionych sprawach powinien zawierać regulamin wynagradzania.

Jeśli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, postanowienia regulaminu wynagradzania w sprawie wysokości odpisu na Fundusz lub nietworzenia Funduszu wymagają uzgodnienia z pracownikiem reprezentującym interesy załogi.

Zwracam uwagę! Niektóre grupy zawodowe (np. nauczyciele) są objęte w omawianym zakresie odrębnymi regulacjami prawnymi.

11) Jak należy naliczyć odpis na Fundusz w przypadku rezygnacji z jego tworzenia w trakcie roku?

Pracodawca powinien naliczyć odpis na podstawie przeciętnego miesięcznego zatrudnienia w danym roku kalendarzowym, po uwzględnieniu miesięcy zerowych, tj. tych, za które na mocy postanowień w sprawie rezygnacji z tworzenia Funduszu odpisu nie odprowadza.

Dla celów właściwego obliczenia wielkości odpisów na Fundusz za dany rok kalendarzowy należy w pierwszej kolejności ustalić przeciętną liczbę zatrudnionych w danym roku kalendarzowym (obrachunkowym). Przy jej obliczaniu dodaje się przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymaną sumę dzieli się przez 12. Przy czym sposób ten jest analogiczny w przypadku, gdy pracodawca działał w okresie krótszym niż jeden rok kalendarzowy albo naliczał odpis na Fundusz na niepełny rok kalendarzowy. Tak stanowi § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. nr 43, poz. 349).
 

Pracodawca zatrudniający 69 osób w przeliczeniu na pełne etaty w wyniku recesji gospodarczej był zmuszony ograniczyć koszty działalności przedsiębiorstwa i w związku z tym wprowadził do regulaminu wynagradzania postanowienie o rezygnacji z tworzenia Funduszu. Postanowienie wejdzie w życie 1 kwietnia 2010 r. W świetle powyższego, stan zatrudnienia w przedsiębiorstwie dla celów ostatecznego rozliczenia Funduszu za 2010 r., o ile sytuacja nie ulegnie zmianie, wyniesie przeciętnie 17,25 osób. Wynika to z następującego wyliczenia: (69 osób x 3 m-ce) : 12 m-cy = 17,25 osób.

12) Czy po poprawie sytuacji gospodarczej pracodawca może w dowolnym momencie roku kalendarzowego wrócić do tworzenia Funduszu?

Tak. Nie ma przeszkód prawnych dla uchylenia postanowienia regulaminowego o nietworzeniu Funduszu lub wprowadzenia nowego postanowienia o tworzeniu Funduszu od przewidzianego w nim dnia.

13) W rozporządzeniu w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych nie przewiduje się wprost - tak jak wcześniej - zaliczania osób przebywających na urlopach wychowawczych do liczby osób zatrudnionych dla celów odpisu na Fundusz. Czy to oznacza, że wymienionych osób już się nie uwzględnia?

Nie, pracowników korzystających z urlopów wychowawczych należy uwzględnić w liczbie zatrudnionych.

W stanie prawnym obowiązującym przed 18 marca 2009 r. przepisy rozporządzenia formułowały wobec osób przebywających na urlopach wychowawczych tę samą dyspozycję na dwa sposoby. Zaliczaniu bowiem podlegały osoby będące pracownikami, a także te, które przebywały na urlopach wychowawczych. Fakt wykorzystywania przez pracownika urlopu wychowawczego nie pozbawia go statusu pracowniczego. Dlatego też w aktualnym stanie prawnym wskazane osoby należy uwzględnić w liczbie zatrudnionych.

14) Czy wobec tego osoby przebywające na urlopach bezpłatnych także należy uwzględnić w stanie zatrudnienia dla celów dokonania odpisu na Fundusz? Czy takie osoby mogą korzystać ze świadczeń Funduszu?

W obecnym stanie prawnym nie różnicuje się sytuacji pracowników przebywających na urlopach wychowawczych, poprzez wyraźne wskazanie w rozporządzeniu, iż pracowników tych należy uwzględniać w stanie zatrudnienia oraz pracowników przebywających na urlopach bezpłatnych, których w rozporządzeniu nie wymieniano, co skutkowało przyjęciem stanowiska, iż osób korzystających z urlopów bezpłatnych nie należy zaliczać do stanu zatrudnienia. Wobec braku takich szczególnych postanowień w sprawie osób zaliczanych do stanu zatrudnienia - przyjmuje się do niego obydwie grupy. W przeciętnym zatrudnieniu w celu naliczania odpisu na Fundusz uwzględnia się bowiem pracowników. Natomiast w myśl art. 2 K.p., pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. W naszej ocenie - dla celów naliczania odpisu na Fundusz - ujmuje się zatem w stanie zatrudnienia pracowników korzystających z urlopu bezpłatnego. Sygnalizujemy jednak, że w kwestii tej zdania specjalistów są podzielone.

Odpowiadając na drugą część pytania wyjaśniamy, że definicję osób uprawnionych do korzystania z Funduszu określa art. 2 pkt 5 ustawy. Katalog osób wymienionych w tym przepisie obejmuje m.in. pracowników. Uprawnienie do korzystania z Funduszu nie jest uwarunkowane stażem pracy, wymiarem czasu pracy, rodzajem wykonywanej pracy itp. Ustawodawca nie ograniczył też uprawnienia tylko do pracowników faktycznie świadczących pracę. Zatem każdy pracownik pozostający w stosunku pracy (w zatrudnieniu), w tym np. korzystający z urlopu bezpłatnego, urlopu macierzyńskiego, wychowawczego, czasowo niezdolny do pracy wskutek choroby, jest uprawniony do korzystania z Funduszu na zasadach i warunkach określonych w regulaminie, wydanym w trybie art. 8 ust. 2 ustawy.